FTE berekenen

Stel je eens voor, je staat aan het roer van je eigen team, elk lid met een eigen rooster, een unieke werkbalans. Mooi, maar ook een uitdaging, want hoe zet je nu deze variëteit om in de glasheldere eenvoud van één getal: de FTE, de fulltime-equivalent? Je wilt immers de werkelijke arbeidscapaciteit van jouw team vaststellen, helder en eerlijk, om zo de productiviteit en planning naar een hoger niveau te tillen. Maar hoe bereken je dat? Gebruik onze calculator om snel het aantal werkelijke uren om te zetten in FTE’s.

Wat is FTE?

Stel je eens voor: een werkvloer waar iedereen net zoveel of zo weinig werkt als past bij hun leven. Klinkt ideaal, toch? Maar hoe houd je als bedrijf overzicht in al die verschillende werkuren en contracten? Enter FTE, een getal dat jouw werkcapaciteit overzichtelijker maakt.

Basics van FTE begrijpen

Een Full-Time Equivalent, oftewel FTE, is eigenlijk een rekeneenheid die uitdrukt hoeveel menskracht er nodig is voor een job. Het geeft je inzicht in hoeveel voltijdswerkers er nodig zijn als iedereen de standaard fulltime werkweek zou draaien. Maar het mooie is: FTE kan elk type dienstverband omvatten, of je nu parttimer bent of juist meer uren draait dan een gemiddelde fulltime baan vereist.

Het is een getal dat personeelszaken simpeler maakt. Behoefte aan een nieuwe collega? Bereken hoeveel FTE er nodig is. Zon, zee en strand meer jouw ding deze zomer? Dan laat FTE zien hoe jouw afwezigheid in de teambezetting past. Een FTE van 1.0 is dus de norm voor een voltijd werkplek. En als je bijvoorbeeld voor 24 uur in de week aan de slag bent, zou je een FTE van 0.6 kunnen zijn. Simpel, toch?

Waar staat FTE voor in de praktijk?

In de praktijk is een FTE dus je beste maatje voor planning en organisatie. Als je weet dat een project 2 FTE vraagt, zoek je naar twee fulltimers of misschien wel vier halve FTE’s – de keus is aan jou. Wat vooral handig is, is dat je met FTE appels met appels vergelijkt. Ongeacht persoonlijke contracturen, weet je hoeveel werkkracht je in totaal hebt. Zo blijf je baas over je eigen schema, zonder dat je het overzicht verliest.

• FTE maakt een einde aan het gepuzzel met diverse contracten.
• Het helpt je snel in te zien hoe jouw werktijd zich vertaalt naar de inzet voor het bedrijf.
• Met FTE’s kun je teambezetting en bedrijfsbehoeften op elkaar afstemmen.

Als je dus dacht dat FTE alleen een handigheidje was voor de HR-afdeling, dan heb je het mis. Het is het geheime ingrediënt dat zorgt voor soepele bedrijfsprocessen en een tevreden werkvloer. Dus de volgende keer dat je je rooster ziet of nadenkt over hoe je werkweek eruitziet, denk dan aan de FTE.

Hoe begin je met het berekenen van FTE?

Sta je voor de uitdaging om de omvang van je personele bezetting in kaart te brengen? Dan is het berekenen van de FTE (Fulltime Equivalent) dé sleutel tot inzicht in jouw organisatie. Hieronder lees je hoe je stapsgewijs met FTE’s kunt rekenen.

Stap-voor-stap uitleg

Laten we beginnen. FTE berekenen is als een puzzel die opgelost wordt: elk stukje informatie helpt je om het geheel in beeld te krijgen. Eerst de basis: 1 FTE staat gelijk aan één voltijdwerkende medewerker. Maar hoe zit het met deeltijders of mensen met wisselende uren? Daar gaan we.

1. Bepaal de standaard werkweek: wat is in jouw bedrijf de norm voor een volledige werkweek? 38 uur? 40 uur? Dat is je uitgangspunt.
2. Verzamel de werkuren van medewerkers: hoeveel uur werkt iedereen werkelijk? Houd dit bij voor een representatieve periode, bijvoorbeeld een maand.
3. De rekensom: nu wordt het leuk. Deel het aantal gewerkte uren van je medewerker door het aantal uren van een volledige werkweek.
4. Optellen maar: tel alle individuele FTE’s bij elkaar op en voila, het totaal biedt je een heldere blik op de inzet van je personeel in FTE.

Benodigde gegevens voor de berekening

Net als bij het bakken van een taart heb je een aantal essentiële ingrediënten nodig om tot het juiste resultaat te komen. Het FTE-recept vraagt om de volgende gegevens:

• De normale werkweek: het aantal uur dat als fulltime wordt gezien binnen jouw bedrijf.
• Werkroosters: hoeveel uur is elke medewerker volgens het rooster aan de slag?
• Feitelijke werkuren: de realiteit wijkt weleens af van de planning. Hoeveel uur wordt er daadwerkelijk gewerkt?
• Vakantie- en ziekte-uren: Niet gewerkte uren, maar wel belangrijk om mee te nemen in je berekening, afhankelijk van je doel.

Zorg dat je deze gegevens nauwkeurig bijhoudt. Ze vormen de basis waarop je de FTE’s van jouw team kunt berekenen. Een goed begin is het halve werk – en dat geldt ook voor het in kaart brengen van je personeelssterkte.

Voorbeelden van FTE-berekeningen

Een FTE is een handige rekeneenheid om te weten hoeveel ‘volledige’ werknemers er op papier in jouw onderneming rondlopen of zouden moeten rondlopen. Maar hoe pak je dat aan bij deeltijdwerk en wat met die keer dat Susan een week lang overuren draaide? We leggen het je uit, stap voor stap.

Deeltijdwerk en FTE

Laten we eens kijken naar deeltijdwerk. Volledig werken is niet voor iedereen weggelegd. Sommigen kiezen voor een vierdaagse werkweek of nog minder. Hoe zet je dat om naar een FTE? Simpel.

Stel je voor, je werknemer werkt 20 uur per week en een volledige werkweek in jouw bedrijf telt 40 uur. Dan werkt je werknemer eigenlijk 0,5 FTE (20 uur gedeeld door 40 uur). Dit betekent dat je twee van zulke deeltijders nodig hebt om op één FTE uit te komen. Handig, toch?

• Kijk naar de contracturen van de deeltijdwerker.
• Deel de deeltijduren door het aantal uren van een volledige werkweek.
• Het resultaat is de FTE van die deeltijdwerker.

Invloed van overuren op FTE

En dan de overuren – vaak een kopzorg voor de planners onder ons. Overuren kunnen een vertekend beeld geven van de werkdruk en de capaciteit van je team. Maar voor de algehele FTE?.

Overuren voeg je toe aan de totale gewerkte uren. Maar pas op, overuren tellen niet altijd één-op-één mee. Het hangt af van je bedrijfscultuur en afspraken. Als Susan bijvoorbeeld 5 uur overwerkt in een week, dan zou je kunnen denken dat haar FTE van 1 naar 1,125 gaat (45 uur gedeeld door 40 uur). Maar als die overuren een uitzondering zijn, hoef je die niet echt mee te rekenen voor de lange termijn. Voor de korte termijn geeft het wel inzicht in de extra inzet die nodig was.

• Voeg overuren bij de totale gewerkte uren.
• Deel door het aantal uren in een volledige werkweek voor de FTE van die week.
• Bedenk goed of overuren structureel zijn voordat je ze meetelt in de FTE op de langere termijn.

Automatisering van FTE-berekeningen

Laat de tijd van hoofdpijn en eindeloze Excel-sheets achter je. Want de meeste mensen werken gelukkig met automatisering voor FTE-berekeningen die jouw werk een flink stuk lichter maken. Want zeg nou zelf, jij wilt toch ook meer tijd overhouden voor de echt belangrijke zaken?

Softwareopties voor FTE-berekening

Vergeet die ouderwetse rekenmachines en getallen jongleren met pen en papier. Tegenwoordig zijn er softwarepakketten die je leven als HR-professional een stuk makkelijker gaan maken. Laten we eens een duik nemen in enkele van die slimme oplossingen.

• Cloud-based HR-systemen: altijd en overal toegang tot jouw FTE-data. Of je nu thuis, onderweg of op kantoor bent, een beetje cloud magie houdt alles bij de hand.
• HR analytics-platformen: deze krachtpatsers analyseren niet alleen jouw FTE-cijfers, maar geven je inzichten waarmee je beleid kunt sturen.
• Specifieke FTE-calculatoren: soms zijn simpele tools die één ding goed doen precies wat je nodig hebt. Overzichtelijk, snel en eenvoudig in gebruik.

Elk van deze opties komt met eigen voor- en nadelen, waarbij het verschil vaak zit in zaken als gebruiksgemak, integratiemogelijkheden en de kostenpost. Maar het grootste voordeel is: ze besparen je zeeën van tijd.

Integreren van FTE-berekeningen in HR-systemen

Als een soepel lopende machine, zo zou het HR-systeem moeten werken. Met FTE-berekeningen geïntegreerd in jouw systeem, creëer je niet alleen rust en overzicht, maar leg je ook de basis voor strategisch personeelsbeleid. Hoe pak je dat aan?

1. API-koppelingen: deze technische toverwoorden staan voor het naadloos laten samenwerken van verschillende systemen. Zo is jouw FTE-berekening altijd synchroon met de rest van je data.
2. Maatwerkoplossingen: soms vraagt jouw organisatie om iets unieks. Maatwerkoplossingen zijn als een op maat gemaakt kostuum; perfect passend bij jouw behoeften.
3. Train jouw team: het beste systeem is waardeloos als niemand weet hoe het werkt. Investeer in kennis en laat jouw team de fijne kneepjes van de FTE-berekening via het systeem leren.

Met een goed geïntegreerde FTE-berekening in jouw HR-systeem, kan je erop vertrouwen dat jouw organisatie altijd op koers ligt met de juiste bemanning aan boord. Automatisering neemt het roer niet helemaal over, maar het zorgt wel voor een stevige en betrouwbare koers. En jij? Jij staat aan het roer, klaar om de golven van de personeelsplanning te trotseren, met alle data die je nodig hebt in de palm van je hand.